엑셀 반복적인 업무를 줄이는 방법 4가지
반복적인 업무를 하지 않는 방법, 데이터 관리 방법
세계 1위 컨설팅 그룹인 맥킨지는 보고서에서 60% 직무 및 직업에서 최소 30%의 업무를 자동화할 수 있다고 언급했습니다. 실제로 우리는 업무를 볼 때, 단순 반복적인 업무가 매우 많죠. 그냥 하나의 일로 계속할 수 있습니다. 하지만 중요한 업무가 단순한 업무 때문에 늦어진다면 매우 큰 스트레스라고 생각합니다.
맥킨지는 RPA(로봇 프로세스 자동화)와 같은 도구를 이용하면 업무 효율을 크게 향상시킬 수 있다고 합니다. 하지만 실무에 적용하기 까지는 인력, 시간이 부족합니다. 우리는 바로 앞에 있는 일 해결하기 바쁘다 말이죠. 다행히 엑셀 만 잘 사용해도 단순 반복적인 업무를 많이 감소시킬 수 있습니다.
01 보고서시트 vs 데이터시트
업무를 자동화 작업을 하기 전에 시트 분리 작업이 필요합니다. 반복적인으로 어떤 보고서를 작성해야 하는 보고서시트와 그 보고서에 사용될 데이터시트로 분리해야 합니다.
보고서 시트는 데이터 시트에서 값을 받아서 사용합니다. 외부에 노출되는 자료이기 때문에 다른 사람이 보았을 때 시각적으로 편안하게 읽을 수 있어야 합니다. 센스 있게 회사 로고 브랜드 색을 보고서에 사용하면 좋습니다.
데이터 시트는 보고서에 사용될 값을 직접 입력하거나 시스템에서 다운 받은 데이터를 추가합니다. 이때 위에서 아래로 누적해야 합니다. DB구축(데이터베이스) 과정의 하나입니다. 이런 방식은 다른 시트에서 쉽게 값을 참조할 수 있도록 합니다.
데이터 관리를 잘 하면 언제든지 어떤 요구에도 원하는 데이터를 바로 추출할 수 있습니다. 보고서 시트의 양식이 변경된다고 해도 데이터 시트에서 가져올 수 있기 때문이죠.
02 집계할 때 피벗테이블 먼저 고려하자.
추출된 데이터를 통해서 특정 기간별 실적이나 영업점별 실적 등 집계를 하고자 할 때는 피벗테이블 제일 먼저 고려해야 합니다. 처음 사용한다면 어렵다고 느낄 수 있지만 엑셀 함수 보다 빠르고 정확한 집계가 가능합니다.
사용자가 행과 열 필드 값을 정해 데이터만 업데이트하면 바로 자동 집계가 가능합니다. 대신 정해진 틀 안에서 움직여야 하기 때문에 레이아웃이 조금 예쁘지 않을 수 있습니다.
03 기본 함수만 잘 해도 충분하다.
COUNT. COUNTA, COUNTIF, SUMIF, SUMIFS
흔히 엑셀은 함수를 잘 알아야 한다고 생각하지만 피벗테이블 만 잘 사용해도 80% 이상 문제는 해결할 수 있습니다. 어설프게 함수를 사용했다가 계산이 틀리면 신뢰만 잃을 수 있습니다.
하지만 기본 함수는 알고 있어야 합니다. 피벗테이블로 구할 수 없거나 일정한 양식을 요구할 때는 필요하기 때문입니다. 합을 구하는 SUM 함수들, 개수를 구하는 COUNT 함수들, 문자 추출 함수, 값을 찾는 VLOOKUP 함수 정도만 활용하면 충분합니다. 이외 함수는 필요할 때 찾아봐도 충분합니다.
04 어려운 문제는 적극적으로 찾아보자.
내가 알고 있는 엑셀 지식으로 해결이 안되는 문제도 분명 만나게 됩니다. 그럴 때 혼자 생각하지 말고 다른 사람이 어떻게 해결하였는지 찾아 봅시다. 엑셀에 관련된 정보는 정말 넘치고 많습니다.
대표적으로 오빠두엑셀 사이트에서 만 정보를 찾아봐도 대부분의 문제를 해결할 수 있습니다. 그것도 모두 무료로 고품질의 정보를 얻을 수 있습니다. 그 외에 유튜브에 정말 유용한 영상이 많습니다.
-참고 링크
전진권
